11.02.2021
Future of Work - Sustainable insourcing at ABN AMRO
Wer schon einmal für sein Unternehmen erstklassiges Personal gesucht hat, weiß wie aufwendig sich das Finden des passenden Kandidaten gestalten kann. Hat man gleich mehrere Positionen zu besetzen, ist die Herausforderung ungleich schwieriger.
Genau für diese anspruchsvolle Aufgabe beauftragte uns die ABN AMRO, mit dem Wissen, dass die consultingbroker GmbH bisher wenig Erfahrung im Bereich Executive Search hatte. Für uns war dieses erste Projekt im Bereich Executive Search besonders spannend, da sich die Art der Mitarbeitersuche deutlich von der Vermittlung freiberuflicher Experten unterscheidet. Doch durch unsere langjährige Recruiting Erfahrung und in Kooperation mit der Agentur Wachsmann & Partner konnten wir in kurzer Zeit die ausstehenden Positionen bei der Bethmann Bank in Frankfurt mit passenden Kandidaten innerhalb von 3 Monaten besetzen.
Fazit: Es ist nicht so wichtig was man macht, es ist wichtig wie man es macht. Dieses Projekt hat wieder gezeigt, dass die richtige Kommunikation, Vertrauen und das Arbeiten auf Augenhöhe entscheidend für den gemeinsamen Erfolg sind.
Wir freuen uns gemeinsam mit der Bethmann Bank von dieser Erfolgsstory zu berichten:
"Future of Work - sustainable insourcing at ABN AMRO"
Piet Beentjes, Head of IT Solutions, ABN AMRO: "Wir standen als Bank vor der Herausforderung, unsere Ressourcen nachhaltig zu managen und gleichzeitig die wachsenden Kosten zu senken. Während große Konsolidierungsprojekte kurzfristig zusätzlichen Aufwand und langfristig weniger Arbeitsplätze bedeuten, verbinden wir mit Nachhaltigkeit Jobsicherheit für Angestellte, transparente Geschäftsbeziehungen mit unsere Dienstleistern und den Aufbau von Know-how".
Herausforderungen
Als einer der größten Anbieter in Deutschland bietet die Bethmann Bank Beratungsleistungen für vermögende Privatkunden.
Die Abteilung IT Solutions stellt als Teil eines Shared Service Centers des Mutterkonzerns ABN AMRO Bank die Unterstützung für eine Vielzahl von IT-Anwendungen der Privatbank sicher. Der Schwerpunkt liegt dabei überwiegend auf der Betreuung des Kernbankensystems Online Banken System (OBS) des Herstellers Die Software Group (DSW). Die genaue Kenntnis dieser Anwendung ist für die internen IT- und Business-Experten ein Schlüsselelement, um ihren Service erbringen zu können, von dem alle Fachbereiche der Bank abhängig sind.
IT Solutions besteht aus knapp 50 Mitarbeitern, wovon vor dem Projekt nur 6 Stellen intern besetzt waren. Die Privatbank wünschte sich eine Verschiebung dieses Verhältnisses hin zu einem nachhaltigeren Gleichgewicht zwischen internen und externen Vollzeitstellen. Konkretes Projektziel war die Einstellung von 10 qualifizierten internen Mitarbeitern als IT Business Analysten, die vorhandene externe Ressourcen ersetzen sollten - verbunden mit dem übergeordneten Ziel, Kosten einzusparen, eine zukunftssichere IT-Abteilung zu schaffen, das vorhandene Wissen intern beizubehalten und weitere Geschäftskompetenz aufzubauen.
Die besondere Herausforderung: Die Hälfte der Neuanstellungen sollte für zwei Jahre befristet sein. Gleichzeitig galt es, den Wissenstransfer der bisherigen externen Mitarbeiter sicherzustellen, um die gewohnte Servicequalität für das Business beizubehalten. Über die Machbarkeit befristeter Anstellungen bestand bei sowohl bei den Vermittlern, als auch bei ABN AMRO selbst große Unsicherheit. Ein spannendes Projekt.
Zielsetzung & Vorgehen
Zur Unterstützung dieses ambitionierten Vorhabens fragte die Bank mehrere externe Agenturen an, sie bei der Suche nach passenden neuen Mitarbeitern zu begleiten. Darunter sowohl größere Personalagenturen als auch mit der consultingbroker GmbH eine kleine Agentur, die in den vergangenen Jahren die Bank mit externen Spezialisten für ihre Projekte versorgt hatte und sich jetzt gemeinsam mit der Personalagentur Wachsmann & Partner als exklusiver Partner in diesem Projekt bei der Bethmann Bank bewarb.
Stefan Rudel, Geschäftsführer Ressourcenkraftwerk (damals noch consultingbroker): "Unsere langjährige positive Erfahrung mit der Bethmann Bank - ABN AMRO führten unsererseits dazu, uns auf das Projekt bei der ABN AMRO zu bewerben. Aufgrund der bisherigen Zusammenarbeit waren uns Unternehmenskultur, Systemlandschaft und die Prozesse der Bank bereits gut bekannt. Für die Sicherung einer möglichst hohen Qualität und Anzahl passender Kandidaten entschieden wir uns bei diesem Auftrag für die Kooperation mit der Personalberatung Wachsmann & Partner, die unser Netzwerk in idealerweise um Kandidaten für die Festanstellung ergänzt."
Carmen Wachsmann, Geschäftsführerin Wachsmann & Partner): "Wir waren sehr dankbar für den Vertrauensvorschuss der Bank und dass sie den Mut hatte, für das Projekt einen eher kleinen Anbieter wie uns auszuwählen. Von Beginn an hat sich durch die regelmäßige und von beiden Seiten sehr offene und klare Kommunikation ein hohes Level an Vertrauen entwickelt."
Sabine Raudies, HR Business Partner, ABN AMRO: "Ausschlaggebend dafür den Auftrag an die eher kleine Agentur Kooperation consultingbroker/Wachsmann zu geben, war, dass dieses für ins so wichtige Projekt auch einen besonderen Stellenwert in der Agentur eingenommen hat und unser Anliegen nicht nur eins von vielen war. Wir wollten gerne mit jemandem zusammenarbeiten, der uns einen ähnlichen "exklusiven" Service zur Verfügung stellt, den wir auch unseren Kunden bieten wollen. Außerdem hat die Agentur erst gar nicht versucht, ausschließlich ihre unbegrenzten Möglichkeiten anzupreisen, sondern auch ganz transparent über potenzielle Schwierigkeiten gesprochen. Das war ehrlich und vertrauenserweckend. Letztendlich war diese Art von offener Kommunikation, die wir im Laufe der Zeit noch intensiviert haben, gepaart mit dem angebotenen Preis-/Leistungsverhältnis unschlagbar. Und wie man sieht, hat dies zu einem tollen Ergebnis geführt."
Zusätzliche Herausforderung für alle Beteiligten
Das Projekt wurde während des ersten Lockdowns im Rahmen der Corona-Pandemie durchgeführt, so dass die meisten Meetings nicht persönlich durchgeführt werden konnten, sondern im Rahmen von Video-Meetings stattfanden.
Das gemeinsame Vorgehen im Detail:
Klare Definition von Team und Zuständigkeiten auf Seiten der Bank und bei consultingbroker/Wachsmann, zudem Klärung von Kommunikationswegen und -rhythmen
Intensives Briefing zu Beginn und Klärung der Anforderungen an die Kandidaten mit dem Ziel, innerhalb von maximal 2-3 Wochen erste Kandidatenvorschläge zu erhalten und so schnellstmöglich die Suche zu justieren
Wöchentliches persönliches Video-Meeting des Projektteams und gegenseitiges Update über den aktuellen Projektstand
Intensive Vorqualifizierung der Bewerber durch den Vermittler in persönlichen Video-Gesprächen, um eine höhere Passgenauigkeit der angebotenen Profile zu erzielen
Erstellung aussagekräftiger Kandidaten-Unterlagen inklusive einer prägnanten Vergleichsübersicht und Zusammenfassung zu jedem Kandidaten
Organisation sämtlicher Interviews sowie Kommunikation unseres Feedbacks an die Kandidaten durch consultingbroker/Wachsmann, somit weitgehende Auslagerung dieser Aufwände und Entlastung der Bank
Teilnahme der Vermittler an den Bewerber-Interviews mit der Bank (via MS Teams), dadurch hohe Lernkurve für die Recherche und weitere Vorqualifizierung
Ab dem zweiten Gespräch nur noch direkter Austausch zwischen der ABN AMRO und den Kandidaten
Patrick Wilhelm (Deputy Head of IT Solutions, ABN AMRO): "Rückblickend war dies ein sehr effektiver und schneller Einstellungsprozess. Die Agenturen haben die Profile zielgerichtet geprüft, was dazu geführt hat, dass fast jedes Profil gepasst hat. Unsere Aufgabe bestand nur darin, die Gespräche zu führen und die besten Kandidaten auszuwählen. Durch die passive Einbindung der Vermittler in die Interviews hat sich unsere Lernkurve deutlich gesteigert, was die Vorauswahl und das Briefing der Kandidaten anging. Am Ende ein tolles Ergebnis und eine hervorragende und effektive Zusammenarbeit."
Ergebnis & Erfolge
10 Positionen wurden in einem ungewöhnlich kurzen Zeitraum von 5 Monaten erfolgreich besetzt
Neben einer internen Versetzung wurden 2 frühere Externe in eine Festanstellung übernommen und 8 neue Mitarbeiter durch die Vermittlung von consultingbroker/Wachsmann hinzugewonnen, davon 1 außerhalb von IT Solutions.
Sehr hohe Treffgenauigkeit der vorgeschlagenen Profile (35 Bewerber vorgeschlagen, davon 17 Interviews, davon 8 erfolgreiche Einstellungen)
Hohe Zufriedenheit aller Bewerber mit dem Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Vertragsabschluss und On-Boarding in der Bank
Erfolgreiches On-Boarding aller neuen Mitarbeiter und Übernahme von Aufgaben der bisherigen externen Spezialisten dank hoher Transparenz und klarer Kommunikation seitens der Bank für alle Beteiligten
Abschließende Zitate
Piet Beentjes (Head of IT Solutions, ABN AMRO): "Abschließend können wir sagen, dass das Projekt für uns in mehrerlei Hinsicht erfolgreich war. Wir haben 10 passende Kolleginnen und Kollegen dazu gewonnen und sehen uns gut für das Konsolidierungsprojekt und die Zukunft aufgestellt. Der gesamte Prozess ist mit überschaubarem Aufwand abgelaufen. Ohne unsere Geschäftspartner wäre dieser Erfolg nicht möglich gewesen. Personalvermittlung ist mit hoher Fachkompetenz verbunden. Obwohl die Kosten oft erstmal abschrecken, rechnet sich der Business Case doch schnell."
Stefan Rudel, Geschäftsführer Ressourcenkraftwerk (damals noch consultingbroker): "Das aus unserer Sicht äußerst erfolgreiche Projekt motiviert uns, diesen Service auch weiteren Kunden anzubieten. Besonders schön für mich war, dass wir neben dem Erreichen der anspruchsvollen Projektziele auch auf menschlicher Ebene zu jeder Zeit sehr angenehmen Kontakt zu allen Beteiligten hatten und das Projekt dadurch auch persönlich für mich eine bereichernde Erfahrung war. Insgesamt ein tolles Projekt, das uns ermutigt unser Service-Angebot entsprechend zu erweitern. Somit treten wir inzwischen als Vermittler für externes Know-how am Markt auf, der seinen Kunden sowohl temporäre externe Spezialisten als auch festangestellte Fachkräfte vermittelt."
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